如何完善企业管理制度

完善企业管理是很重要的事情，完善自身企业管理制度是大家都需要做的，小编为你带来了“完善企业管理制度”的相关知识，这其中也许就有你需要的。

如何完善内部管理控制制度

我们有幸得到许多民营企业家的信赖，经常接受他们的邀请，参观并了解了他们企业的生产、销售和管理等情况。其间，也时常与企业家们及他们的管理团队，就企业的内部控制情况，作了许多有益的探讨与交流。

我们发现，有很多非常优秀的企业，他们或是行业的领头羊，占有一定市场份额;或是产品与市场独特，极具潜力;或是拥有著名商标和技术，具有竞争力。这些企业，有很多甚至是省、市政府大力推导的标兵单位，想来应该在内部管理控制方面，做得可圈可点。但我们总是会听到企业家们埋怨道：销售额不断增长，退货也天天增加;仓库产品越来越多，库存周转越来越慢;财务报表数据越来越细，而可信程度却越来越差;报表利润越来越多，可资金却越来越紧张，等等。

由于民营企业都有着较强的发展的经营理念，除了追求技术先进、服务优质和品质保障外，对企业内部管理方面，常常出现任人为亲、制度不全、岗位不清，责任不明，朝令夕改等现象。随着企业的规模不断扩大，企业的经营管理现状以及客观的外部环境，都迫切要求企业建立、健全内部控制制度。

根据我们所了解的民营企业存在的情况，我们对民营企业内部控制方面，提出下面的几点看法。

1在用好用活企业资源管理软件同时，完善各种内部控制规程。

1、当企业已发展一定程度，一些规定或制度，还没有形成文字和不成体系时，应根据企业的实际情况逐步建立与完善。主要包括：

(1)计划控制，主要通过预算控制、销售计划、生产计划、标准成本、资金计划等进行控制。

(2)人员岗位控制，主要通过机构的设立与分工、人员的配备与选择、职务考核与分析、工资管理等进行控制。

(3)操作与质量控制，主要通过时间定额管理、操作规程管理以及质量管理进行控制。

(4)业务核算和统计核算控制，主要通过有关的业务核算、业务统计的编制和分析、业务预测等进行控制。

(5)信息与报告控制，主要通过为经营管理服务的内部报告制度、信息管理制度进行控制。

2、企业管理与核算的电算化是企业发展的必然，在健全内部控制规程的前提下，必须用好用活电算化软件，否则反而会影响企业的发展。重点在于：

(1) 管理者的高度重视，以及全员参与意识，确保电算化顺利开展。

(2) 认真分析企业需求，确定企业管理与核算电算化内容与时间。

(3) 做好总体规划和工作协调，要有前瞻性的思路与眼光。

(4) 制定相应配套的管理办法与制度，包括业务管理与电脑系统。

(5)做好培训工作和人员岗位安排，防止人为错误和系统漏洞。

2确定企业内部控制的目标与重点，为建立和完善各项制度提供靶子。

1、确定内部控制的目标：

(1) 规范企业员工的作业行为，保证作业环节资料的真实、完整。

(2) 发现、防止和纠正错误及舞弊行为，保护企业资产的安全、完整。

(3) 建立风险控制系统，要求从产品立项、技术开发、材料采购、产品生产加工、销售以及售后服务等各个环节入手，充分考虑不确定因素。

2、确定内部控制的重点：

(1)内部控制重点包括：货币资金控制;采购与付款控制;销售与收款控制。

(2)货币资金控制主要包括：不相容职务岗位分离制度、授权审批制度、货币资金管理制度和印章管理制度。

(3)采购与付款控制。采购是企业经营过程的重要环节，一般工业企业的营业收入的55%会用来购买原材料，可见建立内部采购与付款控制制度十分必要。

在我们对企业采购环节的调查中了解到，企业在对采购环节应做如下改善：

① 为了避免盲目采购、积压原材料，企业有必要制定采购计划，应根据以销定产原则和合理库存原则制定材料采购计划。

② 货物验收不能流于形式，不仅要关注货物的数量，更要注意其质量，从货物的外观到其内部性能均应进行检验，对于批量非贵重货物可以采用抽验方式，已验收和未验收应分别存放，验收完毕正常货物应交给仓管员或相关人员进行记录、保管或使用，有异常的货物作专项处理。

③特别强调的是验收单的控制。验收单一式几联，一联留存、一联送仓管、一联送会计等。验收单一定要连续编号。

总之，采购与付款环节，内部控制应从请购、采购、验收、入库、货物结算与付款到会计记录整个流程，做好制度的建设与执行的实施，并特别注意不兼容职务分离问题。

(4)销售与收款控制。销售是产品价值实现的环节，是现金与商品进与出交易频繁、极易产生错弊的环节。可以说应收帐款是除货币资金之外最容易受损的一项资产。

在我们的调查中了解到，企业在对销售环节应做如下改善：

① 必须认真制订销售计划。销售计划是企业生产经营的起点，不能可有可无。

② 接受订单和签订合同时应注意相关条款的完整性和合法性。销售部门应进行详细记录，并编制销售通知单，作为各部门履职的重要依据。销售单应连续编号，并有经办人、审批人等签名，如果发生信用的，还应有信用审批人加注意见。

③ 仓库发货时必须根据销售订单和销售通知单发货。如果是在车间直接发货的也应补办相关手续，企业门卫保安必须凭发货凭证才允许发出相关货物。

④ 销售发票(或收据)一联寄送给客户，其余应作为财务部门留存或记帐依据。从控制角度，收据也应连续编号并同发票一样一式几联设置。销售发票开出时，尚未收到货款的，应有对方回执，并注明未付货款。

⑤ 做好销售与收款的信息反馈与统计工作。包括：客户月末对帐单、货款催收通知单、销售退货报告单、退货维修情况表等。

总之，销售与收款主要控制发货控制不当、赊销收款不及时、销售发票开具不当、授信不当和费用失控等。

3建立内控体系的基本步骤

我们建议，建立内控体系的过程与步骤，遵循以下几点：

1、进行详细和有针对性的调查研究，发现存在的问题和需改进的地方;

2、制订建立内控体系的框架内容和工作时间表;

3、完成内控体系的有关文件和制度;p副标题e

4、安排执行与实施;

5、在执行与实施过程中进行不断地完善，并以予修改和补充。

结束语

企业在迅速发展的过程中，希望寻找解决企业内部管理与控制制度的有效途径与办法。作为目前企业采用的最通常的做法，也是最快捷的和成本最低的办法是，聘请专业的管理顾问公司，为其提供经营管理、税务筹划和财务管理等建议。

以上内容，是我们就民营企业建立内部控制制度过程发现的问题，所做的归纳和总结。应该说，每个企业都会有其自身特点和要求，需要根据实际情况加以分析、研究和解决。

上述建议，供读者参考。

如何完善企业合同管理

一合同签署前

1确定签署合同的目的

签署每一个合同都有它的目的，在签署合同之前必须明确这个目的是什么，围绕这个目的才能集合企业各个部门的力量来对这份合同做准备工作。

2审查合同对方主体资信

现代社会是陌生人的社会，企业往往因为不了解交易对象的具体情况而遭受损失。所以在签署合同前，要对对方的资信进行调查。

(1)请对方自行提供自身基本情况，如企业营业执照、税务登记证等企业证照。

(2)必要的话，要求对方到工商局、税务局、银行等开具其企业的最新档案信息。

(3)核查对方是否具有将要合作业务的资质或许可。例如要委托对方进行建设施工，则要核查是否具有相关施工资质;要加盟对方的连锁项目，则要核查是否具有特许经营资质。

(4)调查对方是否涉及诉讼或者投诉、行政处罚等。

(5)在签署重大合同时，企业应聘请独立财务、法律服务团队进行专业的尽职调查，如果调查结果不理想则应取消合同的签署计划。企业切勿不可因前期资信调查费时费力或聘请专业服务团队费用高而不进行该项工作。如果调查结果发现交易对象确有资信瑕疵，做了资质调查对企业而言只是耗费了相应成本，没做调查签署了合同损失可就远远不止如此了。

二合同签署时

1相关负责人分工

(1)确定谈判负责人。进入合同签署的阶段就需要确认与对方谈判的人员。一般情况下谈判人员为企业的业务人员，但涉及较大合同，则需由企业业务人员、法务人员、相关技术人员等会同参加谈判。

(2)确定文本内容审核负责人。文本内容的全面审核工作一般会交给法务部门，笔者认为这是一个不太合适的方式。法务故名思议是侧重审核法律条款的，而且法务人员往往没有参与合同签署的全过程，审查内容时难免会有遗漏或者偏颇。合同是整个项目谈判的呈现载体，也是日后履行中的依据，所以应由全程跟进项目的业务人员与法务人员共同负责合同内容的全面审查。

(3)须指定一人跟进合同签署、执行的全部流程。本文将合同的签署分为四步，这四步中的前三步是前后连贯、相互衔接的，如果中间被隔断将造成合同文本内容与谈判内容不符，或合同履行与合同文本约定内容不符的情况。故，应指定一人全程负责合同的整个签署、执行过程。

2合同文本的审查

每一类型的合同有着不同的审核要点，例如买卖合同重点审查对标的物的质量约定、价款约定、数量约定等;运输合同重点审查运输方式的约定、运费核算的约定、运输风险的约定等。本文从一般合同的通用条款审查要点进行简单的梳理：

(1)双方主体信息。合同首部应列明签署合同主体的准确名称、地址、负责人等。

(2)合同签署的背景及目的描述清楚明确。在合同条款前，一般会有“鉴于”部分，该部分主要描述了合同签署的背景及目的，在日后发生纠纷时可以用来明确是否违背了合同的根本目的，或用来主张对方不具有鉴于部分描述的相关能力。

(3)审核合同双方的权利义务。权利义务条款是合同的核心条款，对权利义务的描述应详细、准确、体现合同谈判结果并具有可执行性。企业的合同绝大多数是双务合同，有权利必有义务，权利与义务应为对等或基本对等。在设定权利义务条款时不可太过倾向于自己一方，这样的文本发给对方审核会让对方认为我们在谈判结果之上做文字游戏，没有合作诚意，因而影响合同签署的进度。

(4)合同通知条款的约定。因被通知方经常会以没有收到通知为理由不认可通知内容，故我们须在合同中约定多种通知方式，并要求双方保证通知渠道畅通，如因一方单方变更收取通知的地址，则自行承担未收取通知的责任。现在移动互联网应用发达，人们习惯以各种方式进行工作联系，所以除了传统的邮寄通知、邮件通知等方式外，还应增加微信、qq等通知指定账号的约定。注意应对各种通知方式划分界限，如解约通知必须书面送达、变更发货时间必须邮件通知、即时消息仅可作日常联络等，以免因通知渠道增多造成合同变更形式不正式而产生纠纷。

(5)违约条款。违约条款应具有可执行性，我们不鼓励做过度严苛的违约约定，这样往往在签署过程中影响签约进度，在出现纠纷后也很难得到法院的支持。违约责任应与合同的权利义务条款相对应，避免出现高度概括性的违约责任条款，因为这在实践中很难实际操作。

(6)法律适用及管辖条款。我们在谈判地位允许的前提下，尽量争取有利于自己的法律适用及管辖地点。如果实在难以约定在自身所在地点管辖，则退而求其次与对方协商约定为“被告所在地”或“原告所在地”这样的方式。另外如想约定仲裁，则切记保证仲裁条款有效，不可出现“仲裁或诉讼”或对仲裁机构约定不明的情况。

(7)签署与生效条款。明确合同签署的与生效的条件，例如要求必须加盖公章并且由法定代表人签字。

3合同签署的形式完善

(1)双方均需签署。确保合同主体均按照合同生效条款完备签署，如约定需加盖公章且授权代表签字，则要注意不能忘记核查是否签字。

(2)骑缝签署。合同一般都会在两页以上，要确保除落款页外，每一页都要有清晰的骑缝签署或每一页都有简签。对于合同内容有手写修改的地方，需要保证每份合同所修改的内容一致，并且由双方在修改处进行签署确认。

(3)自然人主体的注意内容。合同主体一方为自然人的情况下，要确保自然人加印指纹，并将自然人身份证件复印件留作合同附件。

(4)当面签署或安排签署见证人。笔者建议最好双方在场条件下通时签署合同，避免其中一方签署完成寄送给对方，而对方却不签署回寄也不说明情况，这时已经签署的一方将会比较被动。另外，由于自然人签字无法辨别真伪，故建议当面签署或安排见证人，以能够当面核实自然人身份防止发生代签的情况。

三合同履行时

合同签署完成后应交由专人保管，并严格按照合同约定开始履行。合同的

履行需要注意以下问题：

1、签署合同后，应及时将原件交给存档部门存档，并由合同执行的负责人留存合同副本，以便随时查阅合同并按照合同约定内容履行合同。

2、合同执行负责人督促企业各部门推进合同履行进度，例如作为建设施工合同的发包方，既要及时提供设计图纸、控制施工节点又要按时付款、及时验收。在保证自身如约履行的情况下，也要按照合同约定的节点确认对方是否及时履约，如对方没有按照合同约定履行义务，则要及时行使合同履行的三种抗辩权(同时履行抗辩权、先履行抗辩权及不安履行抗辩权)，以保证自身不会因单方继续履行而产生更多的损失。

3、合同履行过程中若出现履行障碍应及时通知对方，并协商处理方式。很多时候合同履行出现障碍及时通知了对方可避免造成严重损失甚至不产生损失，而不及时通知对方则会造成根本违约。如买卖合同的卖方，因自身货源不足无法供货，及时通知对方后，对方可寻找其他卖家，但若临近交货期，则对方没有时间再更换卖家，最终影响买家使用造成严重违约后果。

4、合同履行过程中注意使用约定的联系方式，对于对方的通知、变更也要核实是否是约定人员、约定地址发出。

5、合同履行过程中若出现对方违约，应及时采取救济手段，进行催促或提起法律救济程序，以免超过时效。

四合同履行后

合同履行后，应对合同进行妥善的归档、保管并对合同进行登记、分析。

1.合同应交由企业档案管理部门进行归档，档案管理一般为法务部门或行政部门。为保稳妥，建议企业每个合同至少应留存两份原件，并分别放置两个地方独立留存。

2.合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总，共同完成登记工作。有些企业仅登记合同中的收、付款信息，这是远远不够的，登记应至少包括对方主体信息、主要项目内容、本企业合同负责人、对方合同负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、涉及资产购买的还应进行资产登记。

3.合同归档之前进行扫描，留存合同电子版，做到纸质文件与电子文件的统一。日后非必须使用原件时，查询电子版本即可。

4.建立客户档案信息。通过签署合同得知的客户信息进行汇总，方便日后查询。汇总的信息应包括客户主体信息、联系方式、业务成交过程中的重点注意事项等，为日后客户回访及老客户维护提供信息支持。

5.建立客户评价系统。每签署一份并执行完毕的合同，请客户对本企业进行评价，以收集自身企业在合作过程中的不足，并进行对应的完善改进工作。

6.定期对合同进行汇总、整理，从不同的角度对合同进行分类、分析。如在艺人经纪公司中，可以按照艺人进行分类，这样可以汇总每位艺人的业务收支情况、经纪事务发展情况，给每一个艺人团队的发展提供数据支持;可以按照业务类型分类，这样可以汇总公司的版权收入、演出收入、制作支出、造型支出，给公司老板在日后平衡总体收支提供参考;还可以按照经纪业务来源分类，这样可以看出业务的来源是哪里，能够促进销售体系的完善。根据每个企业情况的不同，可以灵活的、多维度的进行汇总、分析，通过合同来反映企业的经营状况进而调整公司经营策略。

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